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Datenschutzerklärung

Stand: 17. Oktober 2026

Diese Erklärung beschreibt, wie personenbezogene Daten bei der Registrierung und Nutzung von Niki verarbeitet werden, einschließlich der Web-, Desktop-, iOS- und Android-Apps. Die mobilen Apps bieten Zugang für bestehende Kunden und enthalten keine Registrierung oder Käufe. Diese Erklärung erläutert auch, wie du uns erreichst und deine Rechte ausüben kannst.

Verantwortlicher Betreiber für Konto-, Abonnement- und Supportdaten von Niki ist Xaver Drabik, Malfattigasse 1–5/4/10, 1120 Wien, Österreich. Du erreichst uns unter [email protected]. Stellt dein Arbeitgeber oder eine andere Organisation deinen Workspace bereit, bestimmt diese Organisation die Zwecke der Verarbeitung von Workspace-Inhalten; Niki verarbeitet diese Inhalte in ihrem Auftrag. Zu den eigenen Datenschutzregeln deiner Organisation wende dich bitte an deine Workspace-Administration.

Bei der Registrierung erheben wir deinen Namen, deine E-Mail-Adresse und dein Passwort, das als Passwort-Hash gespeichert wird. Wir verarbeiten Verifizierungs- und Sitzungsinformationen, Organisationsmitgliedschaften, Rollen, Workspace-Einstellungen, Abonnement- und Zahlungsreferenzen, Nutzungssummen und Supportkorrespondenz. Im Workspace verarbeiten wir Gespräche, Anweisungen, Dateien, gespeicherte Erinnerungen, Suchindizes und Ergebnisse, die du erstellst, hochlädst oder durch Niki abrufen lässt. Verbundene Dienste können im Rahmen deiner erteilten Berechtigungen E-Mails, Kalendereinträge, Dokumente oder andere Inhalte liefern. Zur technischen Verarbeitung gehören IP-Adressen, Browser- und Geräteinformationen, Anfragemetadaten und Sicherheitsereignisse. Computerfunktionen verarbeiten außerdem die für deine Aufgaben benötigten Inhalte und Bildschirmaufnahmen des entfernten Desktops.

Wir verarbeiten Konto- und Servicedaten, um Konten anzulegen und zu authentifizieren, Workspaces bereitzustellen, angeforderte Aufgaben auszuführen, Abonnements zu verwalten und Supportanfragen zu beantworten. Wenn du unser Vertragspartner bist, ist dies zur Vertragserfüllung oder zur Durchführung angefragter vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Bei Nutzern eines Organisationsabonnements dienen Kontoverwaltung und zuverlässige Bereitstellung unseren berechtigten Interessen und denen der Organisation (Art. 6 Abs. 1 lit. f). Sicherheit, Missbrauchsprävention, Fehlerbehebung sowie die Geltendmachung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen dienen ebenfalls berechtigten Interessen am Schutz der Nutzer und des Dienstes. Gesetzlich vorgeschriebene Buchführungs- und andere Nachweise verarbeiten wir nach Art. 6 Abs. 1 lit. c. Beruht ein gesonderter optionaler Zweck auf Einwilligung, fragen wir diese separat ab (Art. 6 Abs. 1 lit. a). Das Kontrollkästchen bei der Registrierung bestätigt die Kenntnisnahme dieser Erklärung; es ist keine pauschale Einwilligung in optionale Verarbeitungen. Deine Organisation ist für die Rechtsgrundlage der Inhalte verantwortlich, die sie durch Niki verarbeiten lässt.

Name, E-Mail-Adresse und Passwort sind für die Kontoerstellung erforderlich; ohne sie können wir die Registrierung nicht abschließen. Beim Kauf eines kostenpflichtigen Dienstes werden Abonnement- und Abrechnungsangaben benötigt. Das Hochladen von Dateien, Verbinden externer Dienste, Aktivieren von Benachrichtigungen und Nutzen von Computerfunktionen hängt von deinen Entscheidungen und Workspace-Berechtigungen ab. Stelle nur personenbezogene Daten Dritter bereit, die du verarbeiten darfst, und übermittle sensible Informationen nur, wenn deine Organisation die erforderlichen Schutzmaßnahmen und Rechtsgrundlagen sichergestellt hat.

Berechtigte Personen und Dienstleister können Daten verarbeiten, soweit dies für Betrieb und Support von Niki erforderlich ist. Der gehostete Dienst nutzt Cloudflare für die Bereitstellung der Oberfläche und Netzwerkdienste, Google Workspace für Transaktions-E-Mails und Korrespondenz sowie Polar für Checkout und Abonnementzahlungen. KI-Aufgaben übermitteln relevante Anweisungen, Gesprächskontext, Dateien oder abgerufene Inhalte über Orq an den konfigurierten KI-Dienst und den ausgewählten Modellanbieter. Optionale entfernte Desktops nutzen Exoscale. Auch Infrastruktur-, Speicher-, Backup- und Supportanbieter können Daten erhalten. Verbundene Dienste und Websites erhalten die von dir autorisierten Anfragen; Suchanbieter erhalten Suchanfragen. Deine Workspace-Administration verwaltet Konten und Zugriffe; geteilte Inhalte werden den von dir ausgewählten Empfängern zugänglich. Wir können Daten offenlegen, wenn dies gesetzlich vorgeschrieben oder zur Geltendmachung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist. Frage uns nach den für deinen Workspace geltenden Anbieter- und Empfängerdetails, bevor du Informationen mit besonderen Verarbeitungsvorgaben übermittelst.

Ein eigener Workspace bedeutet nicht, dass jede Verarbeitung auf seinem Host stattfindet: KI-Dienste, E-Mail, Zahlungen, verbundene Dienste und Websites können Daten andernorts verarbeiten. Die Orte hängen von den verwendeten Anbietern und Funktionen ab. Übermittlungen außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums erfordern einen anwendbaren Angemessenheitsbeschluss oder geeignete Garantien, etwa die Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission und gegebenenfalls ergänzende Maßnahmen. Kontaktiere uns zu den Zielländern und geltenden Garantien sowie für eine Kopie der relevanten Garantien deines Workspaces. Diese Erklärung verspricht nicht, dass sämtliche Daten in Österreich oder der EU verbleiben.

Konto- und Workspace-Daten werden gespeichert, solange sie für die Bereitstellung des Dienstes benötigt werden. Der Lebenszyklus gehosteter Workspaces sieht nach Ende des bezahlten Zugriffs und einer gegebenenfalls geltenden Nachfrist eine Online-Aufbewahrung von 30 Tagen mit anschließender geplanter Workspace-Löschung vor. Das Schließen eines Tabs oder Trennen eines Dienstes löscht zuvor importierte Inhalte nicht automatisch. Abrechnungs-, Sicherheits- und Supportunterlagen können aufgrund geltender gesetzlicher Pflichten, Sicherheitsuntersuchungen oder Rechtsansprüche getrennt aufbewahrt werden. Die Löschung aus Backups und bei externen Anbietern folgt den jeweils geltenden Aufbewahrungsregelungen; eine Entfernung aus dem aktiven Workspace bedeutet daher keine sofortige Entfernung aus sämtlichen Sicherungen oder bei allen Empfängern. Kontaktiere uns zu den Aufbewahrungskriterien und Löschregelungen für bestimmte Datenkategorien oder um die Löschung zu beantragen.

Niki verwendet Authentifizierungs-Cookies und Browserspeicher für Anmeldung, Sicherheit, Spracheinstellungen, Workspace-Auswahl und Anwendungsfunktionen. Die Desktop-App speichert außerdem lokale Anwendungsdaten, die für ihren Betrieb erforderlich sind. Aktivierst du Push-Benachrichtigungen, verarbeitet der jeweilige Push-Dienst Abonnement- und Zustelldaten. Du kannst lokale Daten löschen, Browserberechtigungen verwalten und Benachrichtigungen in den Geräteeinstellungen deaktivieren; das Löschen von Anmeldedaten meldet dich ab. Die Kenntnisnahme dieser Erklärung erlaubt kein optionales Werbe- oder Analyse-Tracking.

Unter den Voraussetzungen der DSGVO kannst du Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung und Datenübertragbarkeit verlangen. Einer Verarbeitung aufgrund berechtigter Interessen kannst du aus Gründen widersprechen, die sich aus deiner besonderen Situation ergeben; Direktwerbung kannst du jederzeit widersprechen. Beruht eine Verarbeitung auf Einwilligung, kannst du diese jederzeit widerrufen, ohne die Rechtmäßigkeit der bisherigen Verarbeitung zu berühren. Richte Anfragen an [email protected]; wir können Angaben zur erforderlichen Identitätsprüfung anfordern. Bei Inhalten, für die deine Organisation verantwortlich ist, können wir die Anfrage an diese weiterleiten oder sie bei der Beantwortung unterstützen. Du kannst dich bei einer Aufsichtsbehörde beschweren, insbesondere an deinem Wohnort, Arbeitsplatz oder am Ort des vermuteten Verstoßes. In Österreich ist dies die Österreichische Datenschutzbehörde, Barichgasse 40–42, 1030 Wien, [email protected].

Niki nutzt KI, um Antworten zu erstellen, Informationen abzurufen und angeforderte Aufgaben auszuführen. Ergebnisse können Fehler enthalten und sollten vor ihrer Verwendung geprüft werden. Die Workspace-Assistenz von Niki ist nicht dafür bestimmt, ausschließlich automatisierte Entscheidungen über dich zu treffen, die rechtliche oder ähnlich erhebliche Auswirkungen haben. Nutzt eine Organisation Ergebnisse für eine Entscheidung über eine Person, ist sie dafür verantwortlich, diese Nutzung zu erläutern und die erforderlichen Schutzmaßnahmen vorzusehen.

Die iOS- und Android-Apps nutzen dein bestehendes Niki-Konto und deinen berechtigten Workspace-Zugang. Fotos und Dateien sind freiwillig: Die App verarbeitet die Elemente, die du über die Systemauswahl auswählst und anhängst. Vor neuen KI-Anfragen fragt die App, ob du die Weitergabe an die für den ausgewählten Workspace konfigurierten KI-Dienste erlaubst, und nennt die konfigurierten KI-Gateway-Empfänger. Die Erklärung umfasst deine Nachrichten, relevanten Gesprächsverlauf, Agenten-Anweisungen, ausgewählte Fotos und Dateien sowie relevante Workspace- oder Tool-Inhalte für Antworten, Dateianalyse und Suche. Die Erlaubnis gilt für diesen Workspace und seine aktuelle KI-Konfiguration. Du kannst sie ablehnen oder unter Einstellungen → KI und Datenschutz widerrufen. Der Widerruf stoppt neue KI-Aufrufe; laufende Aufrufe können noch abgeschlossen werden, und bereits übermittelte Daten werden dadurch nicht gelöscht. Gespeicherte Chats, Meldungen, Kontoeinstellungen und die Abmeldung bleiben ohne diese Erlaubnis verfügbar. Wenn du Antwort melden auswählst, speichert Niki die gespeicherte KI-Antwort mit höchstens 24.000 Zeichen, deinen Meldegrund, freiwillige Details mit höchstens 2.000 Zeichen, deine Konto- und Nachrichtenreferenzen sowie Prüfungsinformationen in deinem Workspace. Angemeldete, aktive Workspace-Administratoren können diese Meldungen prüfen; eine Meldung ist keine Nachricht an den KI-Anbieter. Die dauerhafte Kontolöschung kannst du direkt unter Einstellungen → Sicherheit mit deinem aktuellen Niki-Kontopasswort und einer ausdrücklichen Bestätigung anfordern. Niki speichert eine dauerhafte Anfrage mit Anfragenummer und Bearbeitungsstatus. Ein benannter Mitarbeiter prüft und verifiziert die Umsetzung einschließlich gemeinsamer Workspace-Inhaberschaft, personenbezogener Daten, aktiver Aufgaben und Sitzungen, verbundener Berechtigungen sowie Anbieter- oder Backup-Aufbewahrung. Der Eingang bedeutet keine sofortige Löschung oder Abonnementkündigung. Niki strebt eine Antwort an deine Konto-E-Mail innerhalb von 30 Tagen an und erläutert nötige Schritte zur Inhaberschaft und verbleibende Daten. Solange dein Konto verfügbar ist, kannst du den Anfragestatus in der App prüfen; die abschließende Kontolöschung widerruft den Zugang. Datenschutzanfragen kannst du auch an [email protected] senden.

Wir aktualisieren diese Erklärung, wenn sich der Dienst oder seine Verarbeitung ändert. Das Datum oben kennzeichnet diese Fassung. Auf wesentliche Änderungen weisen wir im Dienst oder durch eine geeignete Kontomitteilung hin. Für optionale Verarbeitungen, die eine Einwilligung benötigen, erfolgt eine eigene Einwilligungsabfrage.